Mail Merge merupakan penghemat waktu yang baik jika Anda ingin membuat beberapa dokumen
yang sebagian besar memiliki kesamaan, tetapi unik dalam beberapa hal, seperti tag nama pada sebuah event atau
mencetak amplop dengan nama dan alamat masing-masing setiap orang.
Dokumen yang saya miliki di sini adalah surat yang menawarkan diskon pada pelanggan untuk pesanan mereka berikutnya.
Saya ingin menyesuaikannya dengan menyalin setiap surat itu kepada pelanggan
menggunakan beberapa informasi yang saya simpan dalam spreadsheet.
Untuk memulainya, buka tab Mailings, kemudian klik Mail Merge dan pilih
Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Ini akan memandu Anda melalui proses langkah menggunakan panel di sebelah kanan.
Jenis dokumen yang saya kerjakan adalah surat, jadi saya akan melangkah ke depan dan klik Next.
Saya juga akan tetap menggunakan dokumen saya saat ini daripada menggunakan sesuatu yang lain, seperti template.
Sekarang aku memerlukan daftar alamat sehingga Word dapat membuat salinan dari setiap surat untuk setiap pelanggan.
Untuk memulai dari awal, Anda dapat mengetik daftar baru (Type a new list)
kemudian klik Create untuk memasukan daftar undangan secara individual.
Atau, jika Anda sudah memiliki file
yang berisi informasi yang Anda butuhkan, seperti dalam kasus saya adalah Excel workbook, pilih Use an existing list,
kemudian Browse untuk menemukannya.
Sekarang klik Open dan pilih worksheet yang berisi daftar tersebut.
Saya tahu bahwa data saya ada pada Sheet 1.
Anda dapat hapus centang setiap penerima yang tidak ingin Anda masukkan.
Saya ingin memasukkan semua orang sehingga Saya akan lanjutkan dan klik OK,
dan sekarang buku kerja akan menunjukkan sesuai daftar penerima milik saya.
Jadi sekarang saatnya saya untuk menulis surat.
Anda dapat menambahkan sesuatu yang unik untuk setiap penerima, termasuk alamat mereka,
ucapan pribadi, dan banyak lagi.
Saya ingin menambahkan blok alamat terlebih dahulu. Tempatkan saja kursor di mana Anda ingin meletakkan,
kemudian klik item tersebut.
Berikut ini adalah preview apa yang akan terlihat dan beberapa format alternatif
yang dapat dipilih dari nama penerima.
klik OK
dan placeholder akan muncul dalam dokumen Anda. Ini adalah di mana alamat akan muncul nanti.
Hal lain yang saya ingin tambahkan adalah salam.
Sekali lagi Anda memiliki kemampuan untuk mengubah beberapa format jika Anda ingin.
Mari kita lanjutkan ke langkah berikutnya:
pratinjau produk jadi.
Aku hanya ingin memastikan bahwa
informasi dari daftar saya muncul dengan semestinya.
Anda dapat melihat pada masing-masing salinan penerima dengan mengklik panah di sini.
Semuanya tampak bagus, jadi mari kita menyelesaikan penggabungan ini.
jika Anda mengklik perintah Print, Mail Merge akan meminta halaman yang Anda inginkan
untuk mencetak sebelum meneruskan Anda ke langkah final.
Saya akan mencetak setiap dokumen daftar penerima saya sehingga akan menyimpan semua.
Sekarang yang perlu anda lakukan adalah menyesuaikan pengaturan jika Anda inginkan, lalu klik OK
Mengetahui bagaimana menggunakan mail merge adalah suatu keharusan untuk membuat beberapa surat, label, amplop, dan banyak lagi.
Kemungkinannya, akan menghemat waktu dan energi Anda, praktis tak ada habisnya.