Sebelum Anda membagikan dokumen penting dengan orang lain, ada beberapa
hal yang dapat Anda lakukan untuk menyelesaikan dan lindungi itu.
Anda akan menemukan semua yang Anda butuhkan di Tampilan belakang panggung.
Fitur Inspect Documents akan membiarkan Anda menghapus pribadi yang disembunyikan
informasi yang disimpan dalam file. Saya t juga memeriksa elemen dokumen itu
Anda biasanya tidak menginginkan final draf; misalnya, melacak perubahan itu
Anda lupa menerima atau menolak. Beberapa perubahan dari inspektur tidak bisa
dibatalkan jadi itu ide yang baik untuk menyimpan salinan tambahan sebelum Anda melanjutkan.
Ketika Anda siap, silakan klik Periksa Masalahnya
Pilih Periksa Dokumen dari menu
lalu klik Periksa di kotak dialog.
Hasilnya akan muncul dengan tanda seru di sebelah apa pun itu
mungkin mengandung informasi sensitif.
Dalam contoh ini, sepertinya ada beberapa properti dokumen tersembunyi dan
info pribadi dan juga beberapa komentar yang saya lupa lakukan adalah kita yang bisa terjadi
saat Tampilkan Markup untuk perubahan yang dilacak dimatikan. Saya pasti tidak menginginkan hal-hal ini
dalam draft terakhir jadi saya akan mengambil kesempatan ini untuk menghapusnya.
Klik tombol di sebelah kanan yang mengatakan Menghapus semua
dan Word akan menghapus data secara instan.
Saya juga akan menghapus pribadi informasi yang ditemukan oleh inspektur karena
orang-orang dan berbagi dengan tidak benar-benar membutuhkan akses ke sana.
Setelah selesai, klik tombol Tutup.
Sekarang setelah dokumen kami telah selesai, kami dapat melindungi untuk mencegah orang
membuat perubahan lebih lanjut. Langkah ini opsional tetapi ini cara yang bagus untuk mengontrol
siapa yang diizinkan untuk melihat atau mengedit pekerjaan Anda.
Yang harus Anda lakukan adalah klik tombol Protect Dokumentasikan perintah dan buat pilihan
dari menu. Beberapa opsi ini menawarkan tingkat perlindungan yang tinggi seperti
Enkripsi dengan Kata Sandi, yang bagus untuk dokumen yang sangat penting atau sensitif.
Jika Anda tidak membutuhkan keamanan sebanyak itu meskipun Anda mungkin ingin mempertimbangkan salah satunya
opsi lainnya.
Dalam hal ini saya akan memilih Mark sebagai Final, yang akan membuat dokumen hanya-baca.
Ini akan mencegah orang dari membuat ada lagi perubahan pada file dan juga
beri tahu mereka bahwa ini adalah draft terakhir.
Setelah Anda menentukan pilihan, klik OK untuk memastikan,
lalu baik-baik saja lagi,
dan dan pengaturan akan diterapkan. Sekarang setiap kali seseorang membuka file
mereka akan melihat bar kecil ini di bagian atas jendela dan mereka tidak akan bisa
ketik atau hapus apa pun.
Sekarang jika mereka perlu melakukan perubahan, mereka bisa mengklik tombol yang mengatakan
Edit Pokoknya
Singkatnya, opsi ini tidak memberikan keamanan aktual apa pun untuk Anda
mendokumentasikan, tapi ini cara yang baik untuk disimpan orang-orang dari mengubah atau menghapus
sesuatu karena kecelakaan.
OK, jadi sekarang Anda tahu beberapa cara untuk menyelesaikan dan melindungi dokumen Anda sebelumnya
mengirimkannya ke orang lain