Може наступити час, коли ви будете спільно працювати над проектом. І ви ,або колега захочети
зробити деякі зміни в робочому аркуші.
У цьому прикладі я створюю графік заходів компанії і я хочу щоб деякі з моїх
товаришві по команді заповнити деякі прогалини і, можливо, навіть зробити деякі зміни.
Є дві функції в Excel.
Я буду відслідковувати всі зміни і коментарі. Ці функції доступні на вкладці перегляд ( Review ).
Виберіть команду відстежувати зміни та
виберіть виділяти зміни
Потім встановіть прапорець на пункті "Трек зміни під час редагування. Ця команда включить
функцію відслідковування змін.
Ви також можете обмежити типи даних які можна змінювати , але я хочу, щоб відслідковувались
всі зміни , так що я збираюся залишити ці речі так, як вони є.
Переконайтеся, що прапорець з функцією виділіть зміни на екрані ( Highlight changes on screen )є відмічений
і натисніть кнопку ОК.
Якщо Excel хоче зберегти книгу, просто натисніть на кнопку, щоб зберегти її.
І тепер ми готові почати робити деякі зміни!
Скажімо, якщо колега заповнить деяку інформацію в таблиці.
Коли я переглядатиму цю клітинку , вона буде містити трикутник в лівому кутку, а також новий кордон.
Якщо ви або будь-хто інший наведуть мишкою над клітинкою, ви можете побачити саме те, що було
змінено , а також, інформацію хто вніс зміни.
Це дозволяє легко відстежувати всі зміни.
Давайте перескочим трохи вперед .
Цей лист тепер має багато відслідкуваний змін. Нам
було б значно легше читати, якщо вони були б перераховані на окремому аркуші.
Для цього вам потрібно зберегти ваш робочий зошит.
Потім виберіть команду відслідковувати зміни ( Track Changes )і виберіть виділяти зміни.
Далі відмітьте варіант, який говорить "Перерахувати зміни на новому аркуші ", а потім натисніть кнопку ОК.
І новий робочий лист з'явиться зі списком всіх змін в робочій книзі.
Тепер ми можемо легко проаналізувати зміни і також побачити, в яких клітинках вони знаходяться.
Всі наші поточні зміни мають тимчасовий характер, а це означає, що
вони не є збережені в нашій робочій книзі. Для того, щоб зробити їх постійними, ми повинні прийняти,
або відхилити їх, в залежності від того, які зміни ми хочемо зберегти.
Потрібно перейти на доріжку зміни, а потім вибрати прийняти або відхилити з меню яке
з'явиться в діалоговому вікні. Я хочу подивитися на всі зміни, які
не були розглянуті, тому першу опцію я залишаю відміченою.
Ви можете також звузити її до того, хто зробив зміни, або до певного діапазону комірок.
Коли ви будете готові, натисніть кнопку ОК.
Ви зможете переглянути кожну зміну і потім прийняти або відхилити їх, кожну зміну індивідуально , або всі одразу.
У цьому випадку, я знаю, що я хочу, щоб всі зміни були збережені , тому я
відмічу опцію прийняти все.
Тепер ці зміни є постійними. Однак ця розмітка залишилась.
Давайте повернемося до неї через хвилину ...
Ще одна корисна функція для спільної роботи на робочих книгах є функція коментарів.
Наприклад, скажімо, я хочу залишити примітку, або питання про цей виріб мого колеги без коригування
внесеної ним інформації.
Ми можемо зробити це, вибравши клітинку ,
потім клацнувши команду створити коментар.
Тепер просто введіть ваш коментар .
Клацніть в будь-якому іншому місці коли ви закінчите.
Коментарі будуть відображатися як трикутник у правому верхньому кутку клітки.
Просто наведіть курсор миші на клітинку і ви можете легко прочитати коментар.
Якщо ви хочете, щоб всі коментарі відображались без наводження на них мишкою ,
просто виберіть команду показати всі коментарі( Show All Comments ).
Ви можете використовувати ту ж команду, щоб приховати їх.
Ви можете навіть редагувати коментарі у вашому робочому зошиті.
Просто виберіть клітинку з коментарем та натисніть
команду змінити коментар( Edit Comment ).
Тепер я
збираюся видалити всі коментарі вибравши кожен з них, а потім натиснувши
команду видалити ( Delete ).
Я також збираюся вимкнути трекінг змін який остаточно видалить нашу розмітку.
Ось так.
Все, що вам потрібно зробити, це перейти до команди відстежувати зміни та вибрати виділити зміни
і зняти галочку яка говорить "Відстеження змін в процесі редагування."
Як тільки ви зробите це, всі зміни в книзі будуть прийняті автоматично.
Тому переконайтеся, що ви готові до цього перш ніж продовжити.
Натисніть кнопку ОК,
Потім натисніть кнопку Так, щоб підтвердити,
і тепер у вас все готово!
Всі ці функції можуть бути великою допомогою, коли справа доходить до спільної роботи над книгами.
Вони дозволяють легко відстежувати та переглядати і передавати свої зміни взад і вперед,
так що ви можете працювати на одному і тому самому ж файлі з ким ви хочете.