Є кілька речей, які ви можете зробити щоб підготувати ваш навчальний посібник, перш ніж відправити його.
Ви можете захистити його, щоб зберегти
інші люди не могли більше вносити зміни в ньому.
Ви знайдете все, що вам потрібно в головному меню під пунктом оглянути навчальний посібник( Inspect workbook )
Ця функція допоможе вам видалити будь-який особисті дані, які можуть бути приховані
в файлі даної робочої книги. Він також відповідає за те, що ви взагалі не хочете
включати в остаточну версію , наприклад, коментарі або анотації, що ви забули видалити.
Деякі зміни від інспектора не можна приховати , так що хорошою практикою вважається коли ви
зберігаєте додаткову копію файлу перед тим як ви будете це робити.
Коли ви будете готові, перейдіть вперед і натисніть команду Перевірте наявність проблем( Check for issues ), виберіть відповідний документ з меню,
потім натисніть кнопку Перевірити в діалоговому вікні.
Результати будуть відображатися зі знаком оклику поруч з інформацією , що може містити конфіденцій ні дані.
В цьому прикладі, це виглядає як є деякі приховані властивості документа і
особисті дані, а також деякі коментарі, що ми безумовно не хочемо
включати в остаточній версії проекті.
Щоб видалити ці дані , просто натисніть кнопку праворуч, яка говорить, Видалити все,
і Excel подбає про решту.
Я також збираюся видалити персональну інформацію яку інспектор знайшов у документі просто
тому що людям з якими я ділюсь цим документом насправді не потрібен доступ до цих даних.
Коли ви закінчите, натисніть на кнопку Закрити.
Наша книга завершена.
Тепер ми можемо захистити її, щоб обмежити доступ людей від будь-яких подальших змін в цьому документі.
Цей крок не є обов'язковим, але це відмінний спосіб контролювати, кому
дозволено переглядати і редагувати мою роботу , а в кого таких прав не має.
Все, що вам потрібно зробити, це вибрати команду захистити робочий зошит ( Protect Workbook ).
Деякі з цих варіантів пропонують високий рівень захисту, такі як зашифрувати з паролем.
Це дуже хороший спосіб захисту для важливої інформації в робочому зошиті.
Якщо вам не потрібно так багато безпеки, хоча, ви можете розглянути один з інших варіантів.
У цьому випадку, я збираюся вибрати позначити як фінал ( Mark as Final ), який буде просто робити навчальний посібник
лише для читання. Ця команда обмежить людям доступ для внесення змін у файл, а також
вони будуть розуміти , що це остаточний варіант.
Після того, як ви зробите свій вибір, натисніть кнопку OK, щоб підтвердити, потім знову ОК,
Всі зміни будуть застосовані.
Тепер, коли хтось відкриває файл, вони будуть бачити це повідомлення у верхній частині екрану
і вони не будуть в змозі надрукувати або видалити що-небудь.
Якщо необхідно внести зміни, вони можуть просто натиснути на кнопку,
Редагувати У будь-якому випадку( Edit Anyway ).
Цей варіант не передбачає будь-якої фактичної безпеки, але це хороший спосіб
застерегти людей від випадкового видалення важливої інформації.
Тепер ви знаєте, деякі способи як захистити вашу книгу, перш ніж відправити її іншим.