Postoji par stvari koje možete da uradite da biste pripremili svoj workbook pre nego što ga pošaljete dalje.
Na primer, možete da finalizirate fajl, čak i da ga zaštitite, da sprečite
druge ljude da prave nove promene.
Sve što vam treba ćete pronaći u pozadinskom prikazu, pod Inspect workbook komandom.
Ova funkcionalnost će vam pomoći da uklonite sve lične podatke koji mogu biti sakriveni
u fajlovima sa podacima. Takođe proveri stvari koje generalno ne želite da
uključite u finalnu verziju, kao što su komentari i objašnjenja koje ste zaboravili da obrišete.
Neke promene koje inspektor uradi, se ne mogu promeniti nazad, tako da je dobra ideja da
sačuvate ekstra kopiju fajla pre nego što ovo uradite.
Kada ste spremni, kliik na Check for issues (potraži probleme), odaberite Inspect document iz menija,
klik Inspect u prozoru za dijalog.
Rezultati će se pojaviti sa znakom uzvika pored bilo čega što bi moglo da sadrži osetljive podatke.
U ovom primeru, čini se da postoje neke skrivene osobine dokumenta i
lični podaci, kao i neki komentari koje definitivno ne želimo
u finalnoj verziji.
Da biste uklonili problem, samo klik na dugme Remove All,
i Excel će se postarati za sve.
Takođe ću da uklonim lične podatke koje je inspektor dokumenta pronašao
samo zato što ljudi sa kojima delim fajl ne moraju da imaju pristup.
Kada ste gotovi, klik dugme Close.
OK, naš workbook je spreman.
Sada možemo da ga zaštitimo, da sprečimo nekog da pravi dalje izmene.
Ovaj korak je opcion, ali je dobar način da kontrolišemo kome je
dozvoljeno da vidi ili edituje.
Sve što treba da uradite je klik na Protect Workbook komandu i odaberite iz menija.
Neke od ovih opcija nude visok nivo zaštite, kao što je Encrypt with Password,
što je dobro za veoma važne i osetljive fajlove.
Ako vam ne treba toliko zaštite, možete koristiti neke od drugih opcija.
U ovom slučaju, odabraću Mark as Final, što će samo učini workbook
read-only (samo može da se čita). To bi trebalo da obeshrabri ljude da prave izmene, kao i
da ih obavesti da je ovo finalna verzija.
Kada odaberete, klik OK da potvrdite, potom Ok opet
i podešavanja će biti primenjena.
Sada kada neko otvori fajl, videće ovo malo obaveštenje na vrhu
i neće moći da kucaju ili brišu.
Ako ipak moraju da prave promene, mogu da kliknu na dugme
Edit Anyway.
Ukrako, ova opcija ne pruža stvarnu zaštitu, ali je dobar način da
sprečite ljude da menjaju ili brišu nešto slučajno.
OK! Sada znate neke načine da finalizirate i zaštitite svoj workbook pre nego što ga pošaljete drugima.