Групування є одним з кращих способів, щоб зробити ваші дані більш структурованими та легкими для читання. Ви можете використовувати його, щоб показати
або приховати певні частини робочого аркуша, так щоб ви змогли зосередитися на потрібній вам інформації.
Ви навіть можете додати проміжні підсумки , або підсумовувати ваші дані.
У цьому прикладі, у мене є список футболок на замовлення, але мені не потрібно, щоб бачили
імена людей та інформацію про оплату. Виділяємо три колонки.
Переходимо на вкладку дата ( Data ), а потім тиснемо команду групи( Group ).
Тепер ми можемо показати або приховати групу за допомогою кнопки, яка знаходиться вгорі.
Натисніть на знак мінус, щоб приховати (або згорнути) дані ... і знак плюс, щоб показати дані знову.
Щоб розгрупувати будь-які дані, просто переконайтеся, що вони обрані, потім клацніть команду розгрупувати ( Ungroup )
готово.
Команда проміжний підсумок ( Subtotal ) схожа на групи. Ви можете використовувати її для створення груп автоматично,
а також додавати функції, такі як суму ( SUM ), рахувати( COUNT )та середнє значення ( AVERAGE ), щоб допомогти вам підсумувати дані.
У цьому прикладі потрібно підрахувати число замовлень для кожного розміру футболок.
Всіх розмірів.
Перед тим, як додати проміжний підсумок, дані мають бути відсортовані в колонці в якій ви плануєте підводити підсумки.
Я з цим вже впорався. Як ви можете бачити футболки відсортовані так , що переходять від меншого до більшого розміру.
Все, що нам потрібно зробити зараз, це натиснути команду проміжний підсумок ( Subtotal ) ... і з'явиться діалогове вікно.
Тут ми виберемо стовпець, який ми зробимо основним для підсумку ... в цьому
випадку розмір футболок .
Далі ми виберемо функцію, яку ми збираємося використовувати.
Є кілька загальних функцій, щоб вибрати: суму ( SUM ) рахувати( COUNT ) середнє значення ( AVERAGE ), але
ми збираємося використати функцію рахувати( COUNT ), яка просто буде підрахувати кількість клітинок, що містять кожний розмір.
(З числовими даними, ви могли б вибрати суму, і це функція буде додавати
всі значення клітинок для створення проміжного підсумку.)
Нарешті, перевірте стовпець, де ви хочете щоб ваш результат відобразився. Потім натисніть кнопку OK.
Давайте розберемось , що тут сталось. Кожен розмір футболки тепер в своїй групі
(Позначено дужками тут), і всі ці групи перебувають всередині більших груп.
Це також називається контур ( outline )в Excel.
Кожна група має проміжний підсумок під собою.
(Кількість сорочок які були замовлені в кожному розмірі). В самому низу у нас
загальний підсумок.
Для того, щоб робочий лист легше читати, ви може показати або приховати кожну групу так само, як я показував
вже раніше.
Але коли у вас є групи всередині груп, як ми робимо в цьому прикладі, іноді їх
легше переглядати по рівнях.Просто знайдіть кнопки зліва від робочого листа.
Найвищий рівень, який в даному випадку 3, покаже всі ваші дані ... в той час як рівень
2 буде приховувати деталі кожного розміру, в результаті чого тільки проміжні підсумки будуть виведені на екран. І нарешті, рівень
1 буде приховувати все, так що ми зможемо побачити тільки загальний підсумок.
Давайте натисніть 3, щоб показати весь лист знову.
Є ще дещо , що потрібно виділити.
При використанні проміжних підсумків ( subtotals ), ви помітите ці додаткові рядки були вставлені в нашу таблицю.
Вони корисні для перегляду інформації проміжних підсумків .
Але якщо вам необхідно змінити форматування робочого листа,
ви можете виявити, що ці рядки вам будуть зайвими. У такому випадку краще за все видалити їх.
Щоб видалити проміжні підсумки з робочого листа, все вам потрібно зробити, це натиснути команду ... Проміжний підсумок
Потім натисніть на кнопку з написом Видалити все.
Угруповання і subtotaling можуть зробити ваш робочий лист менш захаращеним, більш організованим, і кращим для
читання. Пам’ятайте про них наступного разу, коли вам буде потрібна допомога з групуванням вашого робочого листа.