Grouping adalah salah satu cara terbaik untuk membuat data Anda lebih mudah dikelola. Anda dapat menggunakannya untuk menampilkan
atau menyembunyikan bagian-bagian tertentu dari lembar kerja Anda, sehingga Anda dapat fokus pada informasi yang Anda butuhkan.
Anda bahkan dapat menambahkan subtotal untuk meringkas atau menggaris-bawahi data Anda.
Dalam contoh ini, saya memiliki daftar pesanan t-shirt, tapi saya tidak benar-benar perlu melihat
nama orang dan informasi pembayarannya sekarang. Jadi dengan tiga kolom yang saya pilih, saya
akan pergi ke tab Data dan kemudian klik perintah Group.
Sekarang kita bisa menampilkan atau menyembunyikan group menggunakan tombol yang melekat pada braket ini.
Klik tanda minus untuk menyembunyikan atau melipat data dan tanda plus untuk menampilkannya lagi.
Untuk ungroup data, cukup pastikan itu yang dipilih kemudian klik perintah Ungroup dan Anda
sudah siap.
Perintah Subtotal mirip dengan group. Anda dapat menggunakannya untuk membuat grup secara otomatis,
dan juga menambahkan fungsi seperti SUM, COUNT, dan AVERAGE untuk membantu meringkas data Anda.
Dalam contoh ini, saya ingin menghitung jumlah pesanan untuk setiap ukuran t-shirt, termasuk
small, medium, large, dan x-large.
Sebelum Anda menambahkan subtotal, data Anda harus diurutkan berdasarkan kolom yang Anda rencanakan untuk diringkas,
jadi saya sudah mengurus hal itu. Seperti yang Anda lihat, t-shirt telah dimasukkan ke dalam urutan custom, diurutkan dari terkecil hingga terbesar.
Yang harus kita lakukan sekarang adalah klik perintah Subtotal dan kotak dialog akan muncul.
Di sini kita akan pilih kolom yang akan menjadi dasar untuk subtotal dalam hal ini
adalah ukuran T-Shirt.
Selanjutnya kita akan pilih fungsi yang akan kita gunakan.
Ada beberapa fungsi umum yang dapat dipilih, seperti Sum, Average, dan Product. Tapi
kita akan menggunakan Count, yang hanya akan menghitung jumlah sel yang berisi masing-masing ukuran.
Jika Anda memiliki data numerik, Anda bisa memilih Sum, dan itu akan menambahkan
nilai-nilai dari sel untuk membuat subtotal.
Akhirnya, periksa kolom di mana Anda ingin subtotal muncul. Kemudian klik OK.
Sekarang beberapa hal yang telah terjadi di sini.Setiap ukuran t-shirt sekarang dalam kelompoknya sendiri
Ditunjukkan dengan tanda kurung di sini, dan semua dari kelompok-kelompok itu di dalam kelompok yang lebih besar.
Ini juga disebut outline di Excel.
Hal lain yang terjadi adalah bahwa setiap kelompok memiliki subtotal di bawahnya. Jadi kita bisa melihat
jumlah kaos yang telah dipesan untuk masing-masing ukuran dan di bagian paling bawah, kita
juga dapat melihat grand total.
Untuk membuat lembar kerja lebih mudah dibaca, Anda dapat menampilkan atau menyembunyikan setiap group seperti saya menunjukkan
kepada Anda sebelumnya.
Tapi ketika Anda memiliki kelompok di dalam kelompok, seperti yang kami lakukan dalam contoh ini, kadang-kadang
mudah untuk melihatnya berdasarkan tingkatan. Cukup cari tombol di sebelah kiri lembar kerja Anda.
Tingkat tertinggi, dalam hal ini yaitu 3, akan menampilkan semua data Anda
sementara tingkat 2 akan menyembunyikan rincian dari setiap ukurannya, meninggalkan hanya subtotal individu.
Terakhir, tingkat 1 akan menyembunyikan segala sesuatu, sehingga kita hanya bisa melihat grand total.
Mari klik 3 untuk menampilkan seluruh worksheet lagi.
OK, ada satu hal lagi yang kami ingin tunjukkan.
Bila Anda menggunakan subtotal, Anda akan melihat baris tambahan ini telah dimasukkan ke dalam spreadsheet kita.
Dan sementara mereka membantu untuk melihat informasi subtotal
Jika Anda perlu mengubah format atau penempatan lembar kerja Anda,
Anda mungkin akan menemukan bahwa baris ini hanya mendapatkan jalan. Dalam kasus seperti ini, biasanya yang terbaik hanya untuk menghapus subtotal Altogther.
Untuk menghapus subtotal dari worksheet Anda, yang harus Anda lakukan adalah klik perintah Subtotal
kemudian klik tombol yang mengatakan Remove All.
Grouping dan subtotaling dapat membuat lembar kerja Anda tidak berantakan, lebih terorganisir, dan lebih mudah
untuk dilihat. Jadi simpan fitur ini dalam pikiran, sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat membantu meringkas data Anda.