Базите от данни са навсякъде около теб.
Чакал ли си някога пред лекарския кабинет, докато рецепционистката впише всичките ти данни?
А молил ли си продавач в магазин да потърси в системата за определен продукт?
Тогава значи си виждал базите данни в действие. Истината е, че те са толкова полезни, че ги срещаш
навсякъде.
С Microsoft Access, можеш да управляваш своя собствена база от данни - за да работи така, както ти
или фирмата ти има нужда.
Но какво е база данни?
Ами, това е колекция от информация - или данни - която е съхранявана на компютъра и ти
позволява да я въвеждаш, достъпваш и обработваш така както никога не би могъл да го направиш на хартия.
Нека помислим над това.
Преди да има компютри какви ли записи мислиш, че лекарят е пазил в папка?
Със сигурност списък с пациенти и техните лични данни, както и тяхното медицинско досие
и списък с предишни посещения.
Така работят базите данни от най-простата до най-сложната. Те общо взето са множество от
списъци - не на хартия, но на компютър, където програми като Access правят възможно
да организираш своите данни, да търсиш в тях и тооолкова много още. Да погледнем.
Да кажем, че си работлив любител сладкар. Може да решиш да пазиш база от данни за всички
курабийки, които знаеш как да приготвиш и хората, за които ги приготвяш - семейство и приятели
Това е простичка база данни, защото съдържа само два списъка.
Ако беше професионален сладкар, твоята база данни щеше да съдържа повече. Щеше да има продукти и
клиенти и други неща, които да проследяваш, като цените, наличностите и списък
с поръчките.
"Access наистина ли пази тези неща в голям, дълъг списък?"
Не съвсем. Вместо това използва таблици (като тези в Excel) за да вписва нещата в по-голям
детайл. Да вземем пример от базата данни на любителя сладкар.
Тя изрежда приятелите и семейстото, но също и важна информация, като това кой има алергия към ядки в
другите колони на таблицата.
Така...Ако база данни е най-общо списъци пазени в таблици - и можеш да правиш
таблици в Excel - защо Access? Защо ти трябва изобщо база данни? Хайде да сравним.
Докато Excel е супер в съхраняването и организирането на числа, Access е по-добър в анализирането и
свързването на друг тип информация.
Например имена и описания или приятелите ти и любимите им бисквитки.
Базите данни, с които ще работиш в Access всъщност могат да разбират как различните списъци
и тяхното съдържание са свързани един с друг. Наричаме това релационна база данни -
Заради възможността ѝ да разбира връзките ( англ. relations)
Да помислим какво ознчава това, докато се върнем на базата данни на нашия любител сладкар и
направим трети списък, за да следим партидите от бисквитки и за кого са направени.
Лесно е да видим връзката тук - всичко, което направих е, че взех Дуейн от този списък и маслени бисквитки
от този.
Access може да види и да използва връзката между тях, но Excel не може.
Тези две таблици са напълно несвързани, ако питате Excel.
Това означава, че няма да можете да премествате от един списък в друг. След време ще
се наложи да преписвате едно и също нещо отново и отново, всеки път когато ви се налага да споменете Дуейн или
рецептата ви за маслени бисквитки, или татко и бисквитки с парченца шоколад.
Накратко, Access мисли повече като теб.
Разпознава, че елементите в трите списъка са свързани. Това прави въвеждането
търсенето и анализирането на данни толкова по-просто - независимо дали имаш два списъка или двайсет
по-малко за писане, по-малко за следене.
Дори най-сложните задачи могат да бъдат направени лесни и ясни за потребителите, когато разбереш
как Access и базите данни работят